Printerumfrage11: Warum IT und Anwender sich um den Drucker zanken

Die Printerumfrage stellte in diesem Jahr neben dem Gerätenutzer besonders zwei Berufsgruppen in den Fokus – die IT-Beauftragten in den jeweiligen Unternehmen und die Händler, die Druckgeräte verkaufen. Ein klares Ergebnis der Printerumfrage11: Für IT-Beauftragte stehen bei der Druckinfrastruktur ein möglichst geringer Arbeitsaufwand und geringe Betriebskosten im Vordergrund. Auf die Frage „Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig?“ antworteten die IT-Spezialisten am häufigsten, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wären, gefolgt von geringer Störanfälligkeit. An dritter Stelle stand die leichte und zentrale Administrierbarkeit, an vierter Position wurde die einfache Wartung genannt. Erst dann wurden die eigentlichen Bedürfnisse der Gerätenutzer gelistet: die kurzen Laufwege für Anwender und ein einheitliches Bedienkonzept.

Anwenderbedürfnisse eher nachrangig

Aus dieser Rangfolge wird klar, dass IT-Manager bei der Gestaltung der Infrastruktur nicht die Bedürfnisse der Gerätenutzer in den Vordergrund stellen, sondern betriebswirtschaftliche und administrative.
Anwender, die „ihre“ Druckgeräte zur tagtäglichen Arbeit nutzen wollen, haben naturgemäß andere Prioritäten als der IT-Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben in einer vorhergegangenen Befragung (Printerumfrage08) Anwender an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gerät einem zentralen System vorziehen. 72% der Angestellten wollten ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Der Wunsch nach einem arbeitsplatznahen Gerät spiegelt sich in der Anwenderbefragung in nahezu allen Antworten nieder. Selbst bei den Umwelteigenschaften eines Druckgeräts: Die mit Abstand wichtigsten Umwelteigenschaften eines Gerätes sind laut Anwendern der leise Druck und Emissionsarmut (Partikel, Staub, etc.). Die Antwort ist nicht verwunderlich, angesichts arbeitsplatznaher Geräte. Die „Standortfrage“ ist also in jeder Druckinfrastrukturplanung immer auch der Konfliktpunkt zwischen IT-Management und Geräteanwendern. Dies spiegeln die Umfrageergebnisse der Printerumfrage wider. Berücksichtigen Druckinfrastruktur-Verantwortliche die Diskrepanz zwischen IT-Management und Anwender nicht, wird eine nachhaltige Output-Management-Strategie scheitern – mit teuren Konsequenzen. Natürlich funktioniert, zumindest kurzfristig, der bewährte „Top-Down“-Ansatz, in dem man Anwender einfach vor vollendete Tatsachen stellt. Ob das allerdings der beste Ansatz ist, darf bezweifelt werden.

12% der IT-Entscheider beklagen, dass „zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben“.

Die Praxis zeigt, dass IT-Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei ungünstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparpläne der IT-Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rücksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 bestätigt. Zwar sind 64% der IT-Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12% beklagen, dass „zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben“. Die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgeräte sich im Unternehmen befinden.
 
Daraus folgt: Wer Druckinfrastrukturen plant, muss maßvoll vorgehen. Dem Anwenderwunsch „jeder bekommt sein eigenes Multifunktionsgerät am Arbeitsplatz“ stehen administrative Erwägungen und die Kosten/Nutzen-Frage entgegen – auf der anderen Seite ist die radikale Zentralisierung mit langen Laufwegen wenig sinnvoll. Solche Projekte werden immer wieder durch Eigenbeschaffungen der Anwender unterlaufen.
Die Umfrageergebnisse der Printerumfrage11 zeigen, dass es einen deutlichen Interessenskonflikt zwischen den Anwendern und den IT-Administratoren gibt. Dabei sind die Bedürfnisse beider Zielgruppen gleich: Beide möchten möglichst wenig Aufwand und Arbeitszeit für den Druck von Dokumenten aufwenden – mit unterschiedlichen Resultaten.